Kennst du das auch? Die Uhr zeigt schon fast Mitternacht und du hängst immer noch in dieser Sitzung herum. Ihr seid erst bei Punkt zwei der Tagesordnung und die wichtigen Dinge sind bisher gar nicht besprochen. Du überlegst dir, was du hier eigentlich verloren hast und warum du so dumm warst, dich für dieses Amt zur Verfügung zu stellen. Im Grunde macht dir die Arbeit im Verein Spaß und du findest es auch total wichtig. Wenn nur diese endlos langweiligen Sitzungen nicht wären. Damit das nicht so bleibt, habe ich zehn geprüfte Tipps für dich.
1. Geschulte Moderation:
Gibt es irgendwen, der die Sitzungen besser leiten kann? Nicht immer ist der Vorsitzende derjenige, der durch den Abend führen muss. Große Bürgerbeteiligungsverfahren arbeiten überwiegend mit professionellen Moderatoren. Es lohnt sich also, im Gremium oder auch im gesamten Verein nachzufragen, ob es jemanden gibt, der hier kompetent ist.
Falls sich niemand findet, kann man zusammenlegen und der Vorsitzenden einen Kurs spendieren. Das ist ein nettes Zuckerl diese Person, schließlich kann man das auch im Job brauchen. Außerdem erhöht es die Wahrscheinlichkeit, dass sich z.B. ein Vater für den Elternbeirat aufstellen lässt oder die kompetente Übungsleiterin in den Vereinsvorstand geht.
2. Eine gute Tagesordnung- und daran halten
Auf der Tagesordnung sollte alles stehen, was wesentlich ist. Je besser die Vorbereitung einer Sitzung, desto schneller endet sie. Die Moderation muss dann auch ganz klar machen, dass nur besprochen wird, was auf der Agenda steht. Natürlich können wichtige Dinge noch mit aufgenommen werden.
Deshalb wird bei Bezirksausschusssitzungen erst abgeklärt, ob die Tagesordnung so in Ordnung ist, oder ob etwas rauf oder runter soll. Und dann ist die bindend. Das heißt, es wird nicht zwischendrin vom Hundertsten zum Tausendsten diskutiert.
Das einzuhalten, ist eine der Hauptaufgaben der Moderation.
Nicht vergessen: Am Ende eine Rubrik »sonstiges« für den ganzen Kleinkram, der z.B. während der Sitzung aufgeploppt ist. Das geht dann meist schnell, da alle schon mit dem Kopf auf dem Heimweg sind.
3. Was ist der Zweck der Sitzung?
Normalerweise sollte das bei der Erstellung der Einladung klar sein. Ich habe aber immer mal wieder erlebt, dass die Sitzung keinen Fokus hatte. Gerade bei turnusmäßigen Treffen sollte mindestens ein Punkt auf der Tagesordnung sein, der unbedingt besprochen werden muss und nicht mit einer einfachen E-Mail-Abfrage geklärt werden kann.
Falls die Sitzung nur dazu dient, dass sich die Gruppe regelmäßig trifft, ist es besser, ein anderes Format zu wählen. Also z.B. ins Café zu gehen oder einen netten Ausflug zu machen. In einem Besprechungsraum zu sitzen und über sinnloses Zeug zu reden fördert nicht die Begeisterung für dieses Ehrenamt.
4. definiertes Ende
Hier muss die Moderatorin darauf achten, dass die Punkte bis dahin fertig sind. Ein geschulter kann das, notfalls vertagt man einzelne, nicht so dringende Themen oder delegiert an andere Gremien (z.B. die konkrete Planung des Sommerfestes an das Festkomitee).
Hilfreich ist hier, die Uhrzeit bereits in die Einladung zu schreiben. Das hilft auch denjenigen bei der Entscheidung, die z.B. einen Babysitter brauchen.
Notfalls kann man sich so behelfen, dass der Raum nur für diese Zeit gebucht wird.
5. Eine rechtzeitige Einladung mit TO
Es gibt immer mal wieder spontane Treffen, das lässt sich manchmal nicht vermeiden. Aber im Normalfall sind der Zeitpunkt und die wichtigen Punkte rechtzeitig bekannt. Wenn die Teilnehmenden frühzeitig informiert sind, lassen sich noch Änderungen vornehmen, auf die sich dann die anderen vorbereiten können.
Beim Versand der TO schickt man also die Bitte mit, fehlende Punkte mitzuteilen.
So vorbereitet, kann sich die Moderation an die Tagesordnung halten. Sie sollte jedoch keine Grundsatzdiskussionen unter Sonstiges zulassen.
Wenn man so vorgeht, hat das zudem den Vorteil, dass dann alle da sind, die es betrifft. Kann jemand trotzdem nicht teilnehmen, teilt die Person vorher dem Vorsitzenden mit, was sie zu Punkt X beizutragen hätte.
Dadurch fängt man nicht bei jeder Sitzung von vorne an.
6. Wertschätzung durch Struktur
Das klingt jetzt alles nach trockener Bürokratie und so ist dein Verein ja gar nicht aufgebaut. Aber es ist nun mal so: Viele Dinge müssen ordentlich geklärt werden. Da hängen oft rechtliche und finanzielle Konsequenzen daran.
In welcher Konstellation auch immer, es ist ein offizielles Gremium, das Sacharbeit macht und kein Kaffeekränzchen.
Wenn man seinen Sitzungen einen gewissen formellen Rahmen gibt, dient das zudem der Wertschätzung der Leute, die ihre Freizeit opfern, um dem Verein oder der Schule etwas Gutes zu tun.
Es zeigt Respekt vor der Lebenszeit, die die Mitglieder hier einbringen, und die nicht mit sinnlosen Diskussionsrunden vergeudet werden darf.
7. Redezeitbegrenzung
Die beste Vorbereitung und Moderation kommt an ihre Grenzen, wenn im Gremium die Selbstdarsteller und Dauerredner auftauchen. Leider hat man diese Leute immer dabei. Falls es sich anders nicht einbremsen lässt: Eine Redezeitbegrenzung wirkt hier Wunder (2min).
8. Infos vorher anfragen
Wenn während der Sitzung externe Personen angerufen werden oder Infos gegoogelt werden, ist eine halbe Stunde rum und die meisten haben den Faden verloren. Also entweder vorher abklären oder die anderen Punkte vorziehen und ohne den Infosucher weitermachen oder den Punkt vertagen.
Am besten gibt man die Verantwortung für das jeweilige Thema an eine kompetente Person. Diese stellt dann in der Sitzung kurz die nötigen Infos bereit und sorgt so dafür, dass alle den gleichen Wissensstand haben und eine qualifizierte Entscheidung treffen können.
9. Störungen eliminieren
Wenn der Raum nicht zur freien Verfügung steht und fremde Personen ständig durchlaufen, dann fehlt gerade bei Terminen am Abend die Konzentration. Am besten gleich im Vorfeld überlegen, ob der Raum wirklich geeignet ist.
Hier gehört auch dazu, dass alle pünktlich kommen. Natürlich kann es bei einer Abendsitzung eines ehrenamtlichen Gremiums vorkommen, dass jemand nicht rechtzeitig aus der Arbeit kommt oder der Babysitter zu spät ist. Aber wenn man z.B. merkt, dass sich das häuft, dann sollte man die Termine diskutieren. Vielleicht findet sich ein Abend, an dem mehr Teilnehmende pünktlich kommen können.
10. Das frühe Ende als Wert definieren
Nicht für alle ist eine kurze Besprechung ein Wert an sich. Viele genießen den Kontakt mit den anderen oder gehören zur oben genannten Sorte der Selbstdarsteller. Für diese ist eine lange Sitzung eine gute Sitzung. Doch es gibt eine Lösung, wie beide Fraktionen zu ihrem Recht kommen: Der offizielle Teil des Meetings wird zügig durchgezogen.
Die Vorsitzende sagt z.B: . »Wenn wir bis 9 Uhr fertig sind, gehen wir noch auf ein Gläschen zum Ratschen.«
Dann könne alle, die nach Hause wollen oder müssen, die wichtigen Punkte mitbesprechen. Und der Rest lässt es gemütlich ausklingen.
Ich hoffe, du kannst ein paar Punkte davon realisieren. Scheue dich nicht, andere Teilnehmende einfach anzusprechen und die Tipps vorzuschlagen. Sicher weißt du, wer genauso genervt ist wie du. Wenn du dir eine gewisse Mehrheit im Gremium verschafft hast, ist die Umsetzung meistens nur noch Formsache.
Falls du dich nicht traust, die Punkte selbst vorzubringen: Hör genau hin, wer am Ende besonders genervt über die lange Sitzung ist. Spielt diese Person eine bedeutende Rolle im Gremium oder ist besonders durchsetzungsstark, dann lass doch sie deine Tipps vorschlagen.
Du wirst sehen, erst wird ein bisschen gemault (Menschen mögen keine formellen Regeln), aber am Ende finden es alle gut.
Wie laufen die Sitzungen bei dir ab? Habt ihr bereits ein paar Punkte umgesetzt?
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